上文提到,當場地及路線等問題得到初步處理,那就要同時考慮資金及物資安排。
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越野跑比賽一般收入來源,主要來自報名費及商業贊助,此外,也有可能來自一些非商業的資助,但不太常見。現時越野跑比賽大多採用網上報名形式,現時市場上不少服務公司及平台向主辦單位提供相關服務,網上報名一方面對參加者較為方便,另一方面,主辦單位也能較有系統掌握報名情況。服務公司及平台大多收取報名費某個比例作為服務費,同時也可能因應服務內容有其他的收費,很多時報名會在比賽前6至8個月展開,主辦單位在較早日子展開報名可及早取得營運資金及現金流,這對比賽日後的運作有很大的幫助。至於商業贊助,可以包括現金及物資贊助,在現時經濟環境不算太理想的情況下,要取得大額現金並不容易,雖然如此,仍然有一些成功例子。而物資贊助也可為比賽帶來很大的幫助,為主辦單位省卻一些支出。此外,有慈善性質的比賽,籌款情況是另一關注的項目。
在比賽即將開始接受報名時候,同時是比賽宣傳及推廣的第一步,要投放的資源會因比賽而異,一些已打響名堂的比賽,未必會投放太多資源,也能取得不錯的成效,而新辦的比賽,往往可能須要投放較多資源才能吸引參加者。比賽宣傳及推廣同時也須要滿足贊助商的要求。
比賽紀念品,如紀念服、紀念帽、完成牌、完成服等,往往能為參加者帶來美好回憶,同時也可吸引參加者報名,更可令比賽在將來達至一定程度的宣傳效果。除非得到贊助,這些物品都佔預算的一部份,而主辦單位在訂購有關物品時,仍在接受報名中,須要估算數量、尺碼、分類等資料,以確保能提供足夠物品,而又不會造成太大的浪費。除了大多數參加者都可獲得的紀念品外,大多數比賽都會訂製得獎者的獎座及獎牌等,如一些比賽,有較多距離及年齡組別,這方面的支出自然較多,不過獎座及獎牌豐儉由人,主辦單位可因應預算作出選擇。除獎座及獎牌外,比賽很多時都會頒發獎品或/及獎金,這大多由贊助商提供,但也有主辦單位出支處理。
計時也是比賽重要的部份,現時市場上有多間服務公司提供相關服務,不同公司所提供的技術、器材、服務範圍略有不同,主辦單位可因應預算及所須要服務,作出選擇。此外,也有主辦單位購買器材及軟件,自行處理計時安排。對主辦單位來說,最重要能準確及快捷,為參加者提供有關數據,同時又能減輕有關工作量。
除上文提到,如活動許可証、責任保險、場地使用支出外,賽道、檢查點、起點及終點使用的物資,主辦單位都須要好好安排,有關物品種類十分之多,如比賽當日有所遺漏,都會造成影響。一些較小型的物品,如路標、食物盤、供水裝置等都會透過不同途徑訂採購或訂製。而較大型物品,如桌子、帳篷、背景架、拱門等東西,有些主辦單位會購買,因將來的比賽有機會重用,但如果購買的話,那就要考慮倉庫儲存的問題,如不購買,可向承辦商租用及安排設置與清理,這可為主辦單位減少一些工序。
飲品及食物的補給,也是不可缺少的部份,較長途的比賽,所涉及飲品及食物種類也較多,更可能會有加熱及冰凍的需要,而飲品及食物大多有飲用及食用限期,因此,主辦單位須合理地估算有關用量 (部分已報名參加者,可能不出席或中途退賽),以減少浪費,即使部份飲品及食物可能由贊助商提供。
由於比賽涉及大量物資,有關物流運輸及臨時儲存安排,也要好好處理,視乎情況,主辦單位會找物流公司,或會租用貨車及客貨車,與及找臨時工協助,另一方面,有些比賽也會為參加者及義工額外接駁交通安排。
人力資源也十分重要,除了可能有固定工作人員外,也會找臨時工在比賽前後及期間協助,同時也涉及大量義工,視乎越野跑比賽規模,義工人數可由數十至數百不等。至於義工福利,不同主辦單位,有所不同,一般可能包括以下其中數項,如交通津貼、紀念品、工作期間膳食、答謝宴、比賽名額、報名優惠等。
越野跑比賽所涉及支出、安排及細節十分繁多,未能一一盡錄,要把比賽辦好,必須細心處理各項環節,同時了解參加者及市場需要。